Por Carlos José Pereira 
Diretor-presidente | Fácil

Escritórios e departamentos jurídicos enfrentam diferentes níveis de complexidade. O cliente do Espaider pode iniciar com versões mais simples e ampliar suas funcionalidades sem trocar de sistema e sem mexer no banco de dados

O cliente do Espaider pode iniciar com versões mais simples e ampliar suas funcionalidades sem trocar de sistema e sem mexer no banco de dados.

RESOLUBILIDADE - PARTE I PROBLEMAS, SOLUÇÕES E COMPLEXIDADE

Uma solução pode ter variados graus de excelência quando aplicada a determinado problema. Quem não conhece a expressão “meia-boca”? Para algo mal feito ou incompleto. Uma solução pode ser “meia-boca”, regular, boa, ótima ou excelente.

O foco, neste caso, é o grau de resolubilidade obtido quando da implantação de um sistema de gestão em departamento jurídico ou escritório de advocacia. Qual o grau de excelência obtido? O objetivo foi alcançado em que grau? Se o objetivo é automatizar tarefas, com maior eficácia e eficiência, a expectativa foi atingida? O sistema conseguiu automatizar todas as tarefas? Obviamente, será necessário utilizar termos vagos como “alto”, “baixo”, “médio”, “elevado”, sem uma métrica específica. A métrica deve ser adotada em cada projeto segundo suas particularidades.

COMPLEXIDADE

Formalmente, pode-se definir a complexidade de algo, como o número de elementos constitutivos e suas relações. A complexidade caracteriza-se, então, como o aumento dos elementos e, consequentemente, um incremento geométrico no número das possíveis relações. Em determinado momento é impossível que todos os elementos se liguem com todos os elementos, e é quando então, se tem algo muito complexo e de difícil análise. Se for possível utilizar uma expressão paradoxal, pode-se dizer que há complexidades simples e complexidades complexas.

À medida que o nível de complexidade de um sistema qualquer aumenta, eleva-se também o grau de diferenciação.

Exemplificando: um escritório pequeno que cresce em número de advogados, como consequência do aumento de clientes ou processos, aumenta a sua complexidade, e embora o nome permaneça o mesmo, ou ganhe poucos adendos, e o escritório mantenha a sua identidade, esta evolução traz consigo problemas que antes não existiam, principalmente em termos organizacionais. Em termos de diferenciação, escritórios do mesmo tamanho, que passarem por situações semelhantes, crescerão e resolverão seus problemas diferenciadamente, segundo suas próprias características, distinguindo-se um do outro cada vez mais. O mesmo ocorre com um departamento jurídico. A complexidade varia de acordo com o número de empresas do grupo, com o ramo de atuação, com o número de estados ou países onde a organização atua e outros fatores que não precisam ser mencionados. O fato é que a quantidade de elementos e relações, analisados sob diversos pontos de vista, chega a níveis elevados de complexidade e gera desafios para uma gestão eficiente e eficaz.

PROBLEMAS E SOLUÇÕES

Gerir um departamento jurídico considerado de complexidade elevada ou um escritório de advocacia é um problema considerável.

Problemas, quando comparados, têm complexidades diferentes. Existem problemas mais simples e problemas mais complexos. Desnecessário dizer que problemas mais simples podem se ligar a um grande número de soluções, e cada uma dessas soluções tem um alto grau de resolubilidade. Por outro lado, problemas mais complexos tendem a se ligar a um número menor de soluções possíveis e cada uma dessas soluções tem grau de resolubilidade sempre aquém do necessário e desejado pelo aplicador da mesma. Principalmente devido ao grau de diferenciação do problema. Nem todos os escritórios de advocacia que tenham 50 advogados e o mesmo nível de clientes desenvolveram-se da mesma forma. Diferenciaram-se dos demais em diversos aspectos. Uma boa solução para um, pode não ser adequada para o outro, mesmo que para um observador externo sejam considerados semelhantes. O mesmo vale para um departamento jurídico.

Embora isso tudo possa parecer óbvio, a premência de tempo, muitas vezes, faz com que os gestores se esqueçam de que quanto mais complexo é um problema, mais difícil é a solução e menor o grau de resolubilidade. E que, aumentar o grau de resolubilidade pode exigir muito tempo e, consequentemente, um custo que se eleva proporcionalmente. Isso muitas vezes faz com que a decisão de escolha da solução seja tomada somente pelos custos envolvidos, com consequências indesejáveis. Não que o custo final para adoção da solução seja o único parâmetro, pois decidir-se apenas pelo custo mais elevado não garante um grau maior de resolubilidade. Mas certamente, um custo aquém da média aceitável tem alguma avaliação incorreta, por quaisquer das partes. Seja do fornecedor, seja do cliente.

RESOLUBILIDADE – PARTE II - O DESAFIO DE QUEM PRODUZ UM SISTEMA DE GESTÃO

Em geral, as empresas de software adotam uma dentre as seguintes alternativas diante do desafio de automatizar organizações, que, por conta do nível de complexidade, decidem implantar um sistema (e são essas efetivamente que precisam de um sistema de gestão):

Atuar num mercado de menor complexidade

Existem muitos sistemas de gestão para organizações com um grau de exigência menor. São sistemas que em geral têm um custo menor de implantação, um custo menor de manutenção, e conseguem ter um grau de resolubilidade ótimo. Existem organizações que saem de planilhas para sistemas dessa linha, com bons retornos em eficiência. Esses sistemas, com poucas parametrizações trazem conforto para o gestor por algum tempo. Assim como as planilhas vinham fazendo e tiveram que ser abandonadas, se a organização crescer e aumentar a complexidade, terá que abandoná-los.

Deve ficar claro para os clientes desses produtos que o fornecedor simplificou o sistema, fez seleções, escolheu o que oferecer e o que não oferecer.

O principal argumento dos fornecedores de sistemas desse tipo, é justamente o custo, a rapidez de implantação e a melhoria dos processos em relação ao que a organização já praticava.

É inegável que esse é um bom caminho a ser tomado por organizações cuja complexidade ainda pode ser dominada com soluções dessa linha, se tiver em mente as desvantagens futuras.

O alerta que deve ser feito é que, ao longo do tempo, o cobertor pode ficar curto. O sistema já não dá vazão às novas necessidades. Controles paralelos são necessários, até que por fim, a eficiência declina e, consequentemente, a eficácia. A organização acaba gastando adicionalmente para trocar o sistema por outro, arcando com desembolsos não previstos. É difícil afirmar com certeza o que é mais fácil ou mais difícil: migrar de planilhas para um sistema simples ou de um sistema simples para outro que seja mais completo. Depende de organização para organização. Mas deve ficar claro que muitos investimentos em horas de treinamentos e horas despendidas com a implantação em si, serão desperdiçadas. Em cada troca devem ser considerados os custos pertinentes.

Custo baixo para o cliente pode significar receitas também baixas para o fornecedor, que deve manter uma linha de atendimento padronizada. E personalizar o atendimento ao cliente é muito difícil; pode-se dizer impossível. Se a organização necessitar de um atendimento personalizado, não terá com o fornecedor desses produtos.

Esses são sistemas que, em geral, têm muitos clientes em termos de quantidade. A entrada de um novo cliente, ou a saída de um cliente, não afeta a receita do fornecedor, que como consequência também não precisa dar uma atenção tão diferenciada em termos de atendimento e resolução de questões específicas.

Atuar num mercado de média complexidade

Sistemas desse tipo já dispõem de mais funções e de um maior número de parametrizações. O resultado direto são projetos mais longos e, consequentemente, custos maiores para o cliente. Esses sistemas exigem uma maior atenção quando de sua instalação, adequação dos parâmetros e treinamentos.

Talvez essa categoria de produto seja a de mais difícil avaliação pelo gestor na hora da compra. A organização já se encontra em um nível de complexidade que exige uma maior atenção, mas não um nível de complexidade muito bem definido. Como os custos envolvidos são maiores, o erro na escolha também pode trazer consequências maiores.

Uma avaliação inadequada de sistemas de média complexidade, pode levar a um grau de resolubilidade muito baixo e inadequado, não perceptível no momento da seleção do produto. Deve existir um maior cuidado na escolha desses produtos.

Essa linha de produtos transita entre clientes com nível de complexidade baixo, nível de complexidade média e até em alguns casos, em nível de complexidade elevado. Ao longo do tempo os clientes de baixa complexidade acabam subutilizando o sistema, muitas vezes, esquecendo-se de todas as funções disponíveis, e os de nível elevado de complexidade descobrem que precisam de um produto que ofereça mais opções e personalizações. Em outras palavras, decisões de utilização para níveis baixos ou elevados certamente trarão problemas, seja em termos de custos, para os de nível baixo, seja em termos de funcionalidades e adequações para os de nível mais elevado de complexidade.

Atuar num mercado de complexidade elevada

Os clientes que se encontram nessa faixa de complexidade, apresentam diferenciações elevadas. Dentro de um mesmo mercado, a forma de atuação, os processos, as estratégias, as exigências dos gestores, tendem a ser bastante personalizadas.

Vale salientar que nesse nível de complexidade está a maioria dos escritórios de advocacia médios e grandes e a maioria dos departamentos jurídicos de grandes organizações.

Sistemas de gestão que se propõem a oferecer solução para problemas extremamente complexos, necessitam de soluções elegantes, possibilidades de modificações além das simples parametrizações, tecnificação para encarar esses desafios, novas versões de produtos que deem conta das evoluções tecnológicas e construção de modelos adequados à solução de um problema bastante específico. Haverá inevitavelmente, seleções e simplificações no processo de implantação, para o cliente específico, haja vista o nível de funcionalidades que estes sistemas dispõem, mas o grau de resolubilidade pode ter níveis correspondentes aos investimentos realizados. Mais importante é que, para esses casos, a complexidade é extrema nos sistemas de gestão, para que possam se adaptar a cada cliente, e por esta razão existem poucos que oferecem essas características.

Em outras palavras, em relação ao sistema de gestão, o custo e o tempo para a construção de sistemas desse tipo, fazem com que existam poucos que realmente atendam aos requisitos necessários. Os desafios dos fornecedores é criar facilidades de customizações, parametrizações, para que o custo de implantação, embora mais alto que produtos de outras categorias, não seja proibitivo para o cliente e nem mesmo os valores de manutenção periódica. O mesmo vale para o tempo de implantação, que é maior, mas não pode ser inviável.

O importante para o cliente é que ao final desse processo, esteja satisfeito com o grau de resolubilidade, e os benefícios superem em muito os custos envolvidos. A médio e longo prazos, escritórios de advocacia automatizados tendem a ter desempenho muito superior e o crescimento não fica inviabilizado pelo aumento de complexidade. Os gestores de departamentos jurídicos diminuem seus custos e oferecem mais resultados.

RESOLUBILIDADE – PARTE III – COMO O ESPAIDER RESOLVE ESSAS QUESTÕES DOS TRÊS MERCADOS?

A resolubilidade do ponto de vista do Espaider. As formas de comercialização da Fácil
 

A Fácil, produtora do Espaider – Sistema de gestão para departamentos jurídicos e escritórios de advocacia – ao longo dos anos investiu em produtos que pudessem atender clientes que estivessem nos mercados de baixa, média e alta complexidade, principalmente, preocupando-se para que o cliente não necessite migrar de produto à medida que a organização cresça e o nível de complexidade se altere. Como disse recentemente um consultor externo que auxiliava um cliente Espaider em novas funcionalidades que seriam implantadas: “O Espaider não é um sistema como os demais que conheci, ele é uma ferramenta de gestão, dada a sua flexibilidade”.

PLUG AND PLAY

Na forma de comercialização PLUG AND PLAY o sistema já vem configurado para organizações com poucas exigências de funcionalidade; o projeto de implantação é extremamente facilitado e rápido. Este sistema é instalado em Datacenter da Fácil (nuvem), o que elimina a necessidade de infraestrutura técnica para hospedagem. O cliente utiliza apenas o navegador para acessar o sistema de qualquer lugar, 24 horas por dia e 7 dias por semana. Eventuais alterações que o cliente necessite limitam-se a grande quantidade de parâmetros disponíveis. Inclusive na formatação de relatórios. No licenciamento mensal já estão incluídos os custos de hospedagem, que varia de cliente para cliente, sob demanda.

SEMIPERSONALIZADA

O Espaider é diferente nessa questão e, em geral, os clientes não conseguem fazer uma avaliação adequada desse item, pois a maioria esmagadora de produtos para gestão jurídica, não dispõe de característica desse tipo. O cliente não tem noção do poder do Espaider nesse quesito. E é onde o consultor chama de “ferramenta”. Os produtos devem ser construídos desde o começo com essas características, e a Fácil os constrói assim.

Na forma de comercialização SEMIPERSONALIZADA, além das parametrizações, o cliente dispõe de ferramenta exclusiva da Fácil, que permite alterações no sistema em tempo de projeto; alterações feitas por consultores “in loco”, que em geral outros fornecedores necessitam de analistas e programadores, passando por todo um processo de especificação, análise, programação e liberação de um release.

O consultor coloca a tela do Espaider em um modo especial de edição e pode alterar legendas, remanejar a disposição de campos, incluir novos campos e efetuar outras modificações que deixam o produto com a “cara” que o cliente deseja.

Dois exemplos típicos do poder dessa ferramenta embutida no Espaider são:

Imagine que um cliente de um escritório de advocacia seja da área de energia. E nos processos judiciais esse cliente exija que o número do cadastro ou do medidor de consumo esteja registrado no processo. Inclusive, disponível para pesquisa por esse quesito. Num sistema tradicional isso é uma dificuldade, pois mesmo que o número seja incluído (utilizando-se programadores ou outras técnicas) cada vez que um processo for incluído para outros clientes, esse campo deve ser desprezado pelo cadastrador. No caso do Espaider, o próprio consultor, durante a implantação, inclui o campo na tela para que a informação seja preenchida. Configura, também, para que apareça somente para processos judiciais do cliente em questão, da área de energia. Para departamentos jurídicos essa técnica pode ser utilizada para campos de outros países, por exemplo, que não existam no Brasil. Se o país for determinado, o campo é exigido, caso contrário, o usuário nem sabe que existe. Técnicas desse tipo, disponível para os consultores, faz com que o custo de personalização, o tempo de implementação e a dificuldade de modificação sejam infinitamente menores do que utilizar-se de analistas e programadores, pois muitas questões podem ser resolvidas assim. Em eventuais atualizações de versão, tudo é mantido conforme personalizado inicialmente.

Outro exemplo, é quando as categorias de processo tiverem informações diferenciadas: TRABALHISTAS, CÍVEIS e TRIBUTÁRIOS. Dependendo da categoria do processo, as informações solicitadas podem ser diferenciadas. Mas personalizadamente de escritório para escritório ou departamento jurídico para departamento jurídico.

Essas alterações são realizadas pelos consultores responsáveis pela implantação do produto e pelos treinamentos.

Essa forma de comercialização pode ser utilizada no Datacenter da Fácil (nuvem) ou In House, em servidores administrados pelo cliente (entenda-se aqui, servidores da própria organização ou em outro Datacenter que a organização já utilize).

PERSONALIZADA

Além das opções anteriores, disponíveis nessa forma de comercialização, o usuário pode definir rotinas complexas que devem ser programadas e ficam como específicas do cliente. Lembrando que em quaisquer dos casos, nas atualizações de versões, o sistema mantém as personalizações. As trocas de versões ficam simplificadas.

Nesse caso, o sistema pode ser alterado em muitos detalhes, atendendo muitas particularidades. Exemplos das necessidades são: integração com produtos diferenciados, distribuição de sócios com regras altamente complexas e outras características que necessitem de ajustes muito peculiares.

EVOLUÇÃO – ESCALONAMENTO

O cliente pode iniciar com versões mais simples do ESPAIDER e ir escalonando a forma de comercialização à medida que desejar, sem trocar de sistema e sem migração de dados. A Fácil libera as funcionalidades à medida que forem necessárias.

RESUMO – ESPAIDER – VOLTADO PARA RESOLUBILIDADE

O ESPAIDER é um sistema de gestão jurídica que se preocupa com escalabilidade e com o grau de excelência em resolubilidade. Os clientes da Fácil conseguem altos graus na resolubilidade à medida que o sistema vai sendo adaptado para suas preferências e necessidades e podem usufruir dos investimentos durante um longo tempo.

A Fácil tem clientes desde 1998, que já passaram por muitas versões, estão sempre atualizados e são atendidos em suas demandas. Exemplo típico é caso do PARKER, o ferramental de inteligência artificial da Fácil, lançado em maio de 2018. A Fácil preocupa-se em ter o melhor da tecnologia para seus clientes.

Publicado em: 15/07/2019 07:00:55